1. Almennt um persónuverndarstefnu Flugskóla Íslands

Í samræmi við ákvæði laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 (persónuverndarlög)  hefur Flugskóli Íslands sett sér eftirfarandi stefnu um meðferð persónuupplýsinga. Til persónuupplýsinga teljast þær upplýsingar sem auðkenna tiltekinn einstakling eða væri hægt að nota í þeim tilgangi. Starfsfólk Flugskóla Íslands skal hafa persónuverndarstefnuna að leiðarljósi í hvert skipti sem unnið er með persónuupplýsingar og leitast við að allar persónuupplýsingar sem Flugskóli Íslands safnar, nýtir eða vinnur með öðrum hætti, séu meðhöndlaðar í samræmi við lög.

 

2. Tilgangur persónuverndarstefnu

Stefnan tekur til söfnunar og vinnslu persónuupplýsinga Flugskóla Íslands í tengslum við samskipti félagsins við nemendur, kennara, viðskiptavini, starfsmenn og aðra einstaklinga sem kunna að eiga í viðskiptatengslum eða samskiptum við félagið

 

Með persónuupplýsingum er átt við öll gögn sem geta auðkennt tiltekinn einstakling, beint eða óbeint, sbr. 2. tl. 3. gr. persónuverndarlaga.

3. Vinnsla persónuupplýsinga skal grundvallast á fullnægjandi heimild

Starfsfólk Flugskóla Íslands skal ekki vinna með persónuupplýsingar nema til staðar sé fullnægjandi heimild fyrir vinnslunni í persónuverndarlögum. 
 

• Verðandi, núverandi og fyrrverandi nemendur
  Til að unnt sé að veita nemendum þá kennslu og fræðslu sem nemendur hafa óskað eftir, auk meta árangur, kann að vera nauðsynlegt að vinna persónuupplýsingar um viðkomandi nemendur. Sem dæmi um vinnslu persónuupplýsinga má nefna upplýsingar um nafn, kennitölu, heimilisfang, tölvupóstfang, símanúmer, vegabréfsnúmer, fjárhagsupplýsingar, heilsufarsupplýsingar, mætingu og árangur. Þá getur skólinn þurft að miðla framangreindum upplýsingum til samstarfsaðila og yfirvalda svo af námsvist megi verða, til próftöku hjá Samgöngustofu eða öðrum þar til bærum stjórnvöldum, eða vegna lántöku nemenda og/eða starfsleyfa félagsins. 
   

• Verktakar, ráðgjafar og birgjar
  Á grundvelli samningssambands við verktaka, starfsmenn, ráðgjafa og birgja er félaginu nauðsynlegt að safna tengiliðaupplýsingum þeirra ef um lögaðila er að ræða, eða nafn, kennitölu, heimilisfang, símanúmer, netfang, bankaupplýsingar í tilfelli einyrkja. Félagið vinnur persónuupplýsingar um tengiliði og/eða viðkomandi einyrkja ásamt því að varðveita upplýsingar úr samskiptasögu þeirra við félagið. 
   

• Starfsmenn
  Félagið getur þurft að afla sams konar upplýsingar og um getur í b-lið, auk stéttarfélagsupplýsinga, á grundvelli ráðningarsambands,
   

• Aðrir
  Til að regluleg samskipti við hinar ýmsu stofnanir, yfirvöld, félög og aðra aðila gangi sem best fyrir sig þá safnar Flugskóli Íslands tengiliðaupplýsingum þegar þörf þykir. Slík söfnun er á grundvelli samninga og lögmætra hagsmuna. Að meginstefnu til aflar félagið persónuupplýsingum beint frá öllum ofangreindum aðilum eða tengiliðum þeirra. 

 

4. Miðlun persónuupplýsinga til þriðja aðila

Flugskóla Íslands kann að vera nauðsynlegt að miðla persónuupplýsingum til þriðja aðila á grundvelli samningssambands nemenda við félagið eða þriðja aðila við félagið. Sem dæmi má nefna samstarfsaðila verklegrar kennslu eða innheimtuaðila, endurskoðendur, ráðgjafafyrirtæki og aðila sem veita félaginu þjónustu á sviði upplýsingatækni. Jafnframt kann félaginu að vera skylt að miðla persónuupplýsingum til stjórnvalda, dómstóla eða annarra aðila á grundvelli gildandi laga og reglna.

5. Meðhöndlun viðkvæmra persónuupplýsinga
Starfsfólk Flugskóla Íslands skal ávallt gæta ítrustu varúðar við vinnslu og vörslu viðkvæmra persónuupplýsinga. Í 3. tölulið 1. mgr. 3. gr. persónuverndarlaga er útlistað hvaða upplýsingar teljast vera viðkvæmar persónuupplýsingar í skilningi laganna. Viðkvæmar upplýsingar teljast til dæmis upplýsingar um kynþátt, þjóðernislegan uppruna, heilsufar o.fl.

 

6. Fræðsla og þjálfun starfsfólks
Flugskóli Íslands skal reglulega veita starfsfólki sínu fræðslu og þjálfun í því hvernig meðhöndla skuli persónuupplýsingar.

7. Öryggi, áreiðanleiki og takmörkun vinnslu

Til að tryggja öryggi persónuupplýsinga gegn óheimilum aðgangi, notkun þeirra eða miðlun notast félagið við margvíslegar tæknilegar og skipulegar ráðstafanir s.s. aðgangsstýringar í kerfum félagsins. Flugskóli Íslands mun, í samræmi við persónuverndarlög, tilkynna sérhvert öryggisbrot sem kann að eiga sér stað við vinnslu persónuupplýsinga til Persónuverndar innan sólarhrings. Flugskóli Íslands mun einnig tilkynna skráðum einstaklingum um öryggisbrot ef skylt er. Þegar Flugskóli Íslands er vinnsluaðili persónuupplýsinga mun félagið jafnframt gera ábyrgðaraðila viðvart hafi öryggisbrot átt sér stað. Flugskóli Íslands skal einnig gæta þess við vinnslu persónuupplýsinga að þær einskorðist við það sem nauðsynlegt telst. Þá skulu persónuupplýsingar varðveittar á því formi að ekki sé unnt að persónugreina skráða einstaklinga lengur en þörf er á miðað við tilgang vinnslunnar. Flugskóli Íslands skuldbindur sig til þess að öll vinnsla á persónuupplýsingum sé lögleg, sanngjörn og gagnsæ. Upplýsingum verði aðeins safnað í tilteknum, sérstökum og lögmætum tilgangi og að söfnun og vinnsla gangi ekki lengra en þörf krefur miðað við tilgang vinnslunnar. Vinnsla skal í öllum tilvikum vera nægileg, viðeigandi og takmörkuð við það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar.

​

8. Varðveislutími
Varðveislutími persónuupplýsinga fer eftir tegund upplýsingar. Upplýsingar um viðskiptavini, verkataka, ráðgjafa, birgja, hagmunaaðila og tengilið þeirra eru almennt geymdar í fjögur ár frá lokum viðskiptasambands. Það kann þó að vera að upplýsingar séu geymdar lengur á grundvelli kröfuréttar, eins kann það að vera að upplýsingum sé eytt fyrr á grundvelli rekstrarhagkvæmni. Stefna þessi felur ekki í sér sjálfstæða skuldbindingu félagsins um að vista upplýsingar í þann tíma sem að hámarki er heimill samkvæmt stefnunni. Þær persónuupplýsingar sem falla undir bókhaldslög eru varðveittar í sjö ár frá lokum viðkomandi reikningsárs í samræmi við gildandi lög. Félagið leitast við að geyma persónuupplýsingar ekki lengur en nauðsyn krefur í samræmi við tilgang vinnslunnar samkvæmt framan rituðu. Félaginu kann þó að vera skylt að varðveita persónuupplýsingar lengur á grundvelli lagaskyldu, að beiðni yfirvalda eða vegna ágreinings.

9. Réttindi skráðra einstaklinga

Einstaklingur getur óskað eftir afriti af persónuupplýsingum um sig hjá Flugskóla Íslands. Þjónustuborð Flugskóla Íslands tekur á móti beiðnum um afrit af persónuupplýsingum. Sá sem óskar afrits af persónuupplýsingum skal undirrita eyðublað og framvísa persónuskilríkjum. Ef sótt er um persónuupplýsingar fyrir hönd annars aðila þarf undirritað umboð frá honum.
Flugskóli Íslands mun bregðast skjótt við beiðnum um afrit af persónuupplýsingum. Almennt skal beiðni afgreidd innan mánaðar. Lengri frestur kann þó að vera áskilinn þegar um sérstaklega margar eða flóknar beiðnir er að ræða.

 

10. Breytingar og gildistaka
Flugskóli Íslands áskilur sér rétt til að uppfæra persónuverndarstefnu þessa eftir þörfum. Uppfærslur verða birtar á þessari síðu og taka breytingar gildi við birtingu. 
 

​